Dentro da Governança da Certificação, um dos elementos fundamentais é o monitoramento contínuo da postura e comportamento das pessoas físicas certificadas. Na ausência de fatos relevantes, a certificação é concedida e mantida dentro do período de validade.
Na ocorrência de fatos que possam desabonar a reputação do profissional ou configure infringência ao Código de Ética e Conduta estabelecido nessa Certificação, a Ouvidoria pode ser acionada e um processo administrativo iniciado.
Ocorrências fundamentadas e identificadas (não são permitidas ocorrências ou denúncias anônimas), uma vez levadas ao conhecimento da Ouvidoria do Instituto Totum, serão devidamente apuradas com direito a ampla defesa por parte dos denunciados. Ao final do processo e considerada a ocorrência pertinente, pode haver advertência oral, advertência escrita, termo de ajustamento de conduta, suspensão ou cancelamento da certificação, conforme recomendação da Diretoria Técnica do Instituto Totum, devidamente convalidada pela Comissão de Certificação (no caso de apelações).
Em linhas gerais, o fluxo de encaminhamento e julgamento de ocorrências é o seguinte:
- Recebimento da denúncia fundamentada no Código de Ética e Conduta
- Avaliação da pertinência e encaminhamento ao Diretor Técnico
- Informação ao denunciado e ao denunciante para abertura do processo
- Coleta de informações adicionais
- Parecer final do Diretor Técnico e comunicação às partes (1ª instância)
- Oportunidade para apelação
- Decisão final da Comissão de Certificação (2ª instância)
- Aplicação das penalidades previstas (conforme decidido na 1ª ou 2ª instância)
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